Herramientas colaborativas

Las herramientas colaborativas, son los sistemas web que permiten acceder a ciertos servicios que facilitan a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos un un mismo lugar físico. En general con ellos se puede compartir información en determinados formatos ( audio, texto, video, etc ), y en algunos casos producir conjuntamente nuevos materiales productos de la colaboración. Muchos de ellos proveen de avanzadas funcionalidades que facilitan tareas como publicación de información, búsquedas, filtros, accesos, privilegios, etc

En un mundo globalizado, no sólo las grandes empresas son las que necesitan comunicarse con otras sedes o departamentos ubicados en lugares distantes. Ahora una pequeña o mediana empresa puede tener proveedores o clientes en cualquier lugar del mundo. Y en este contexto, trabajar con herramientas colaborativas puede ser un diferencial respecto a la competencia. La videoconferencia es una de estas herramientas colaborativas.

Actualmente existen multitud de plataformas que ofrecen servicios de videoconferencias y de reuniones online, por lo que es importante tener criterios para evaluarlas, ver qué posicionamiento tiene cada una en el mercado e identificar cuál es la más adecuada en función de los clientes, de la actividad y necesidades de la empresa.

Las herramientas con este tipo de funcionalidades, como Office 365, con Microsoft Teams, para colaboración en tiempo real a través de Internet, suponen una reducción de costes, impulsan los negocios y aumentan la productividad para las empresas.

La importancia de las herramientas colaborativas en el teletrabajo

Debido al contexto actual, muchas empresas se han visto obligadas a implementar el trabajo remoto para seguir siendo productivas y mantener los puestos laborales. Además se han ido creando muchísimas herramientas para el teletrabajo con el fin de facilitar esta opción. 

No todas las organizaciones usan ni deben utilizar las mismas herramientas colaborativas para el teletrabajo. Según Datawise éstas las tres más usadas a nivel mundial son las siguientes:

Zoom

Es una herramienta para el teletrabajo que permite hacer videollamadas de dos o más personas. También acepta escribir mensajes al mismo tiempo y compartir cualquier tipo de archivo con los usuarios presentes en la comunicación. .

Trello

Es una herramienta  que permite trabajar en equipo de una forma más colaborativa y a la vez aumentar la productividad. Se desarrolla mediante tarjetas, listas o tableros para organizar y priorizar proyectos. Además cuenta con su propio robot llamado Butler para automatizar flujos de trabajo. 

Asana

En ella puedes planificar y estructurar el trabajo de la manera más adecuada. Se pueden establecer prioridades y fechas límites, compartir detalles y asignar tareas. Los proyectos se visualizan de una manera muy sencilla y atractiva.

Importancia de las Herramientas Colaborativas en la Educación

Debido a que las herramientas colaborativas fomentan el trabajo en equipo se hacen un medio apropiado para diversas tareas educativas solo se necesita estar conectado a Internet.

Las herramientas colaborativas (cuando son bien orientadas) pueden ayudar a los estudiantes a reforzar los conocimientos en las diferentes áreas y mejorar el proceso enseñanza-aprendizaje.

Su importancia y utilidad, radican en que posibilitan diversas oportunidades de aprendizaje, permitiendo tanto al estudiante como al profesor contar con un sin número de aplicaciones en línea,  para el trabajo conjunto y colaborar en el desarrollo de tareas grupales asignadas en clase.

Por otro lado, las herramientas colaborativas pueden fortalecer aspectos como el razonamiento, el auto-aprendizaje y el aprendizaje colaborativo. 

Tipos de Herramientas Colaborativas

Además de los ejemplos ya citados de herramientas colaborativas, existen, entre otros, los siguientes tipos:

Para comunicación online

Skype

Se puede usar tanto en el móvil, como en la tablet, ordenador, o incluso mediante Alexa o la Xbox.

Permite realizar con una audioconferencia con un máximo de 50 usuarios. Pero no solo eso, esta herramienta también te da la posibilidad de grabar las llamas, habilitar subtítulos en directo o comunicarte mediante el chat inteligente.

Además, también sirve para enviar archivos, realizar entrevistas y conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Google Hangouts

Videoconferencias en directo. Pueden participar hasta 10 personas si tienes el plan básico, o 25 si tienes el busines.

 

Herramientas para guardar archivos

Google Drive

Google Drive permite a los usuarios guardar, compartir y acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, pudiendo ocupar hasta 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito. 

Gracias a esta herramienta, solo con una cuenta en Google podrás acceder a tus archivos desde cualquier lugar del mundo, y desde cualquier dispositivo. También puedes compartir archivos y carpetas invitando a otros usuarios, sin necesidad de descargarlos y adjuntarlos en un correo electrónico.

Dropbox

Dropbox es una herramienta muy útil, ya que permite subir y transferir archivos a la nube, y compartirlos con quien quieras. También puedes crear copias de seguridad de fotos, vídeos, documentos, y lo que tu quieras.

Esta plataforma también es útil a la hora de sincronizarte con tus compañeros de trabajo, pues te ayuda a coordinarte con tu equipo y a avanzar tus proyectos con las herramientas que usas a diario.

WeTransfer

WeTransfer es una plataforma para enviar archivos de manera fácil y rápida. Es una herramienta basada en la nube diseñada especialmente para la transferencia de archivos pesados, a una o más personas, mediante el correo electrónico.

Otras herramientas de colaboración

Podemos incluir entre las herramientas colaborativas a las redes sociales, los blogs, los wikis y el chat, pues todas ellas permiten desarrollar actividad de forma colaborativa. Su descripción se realiza en otras páginas de este Blog.