Administración electrónica

La e-Administración o Administración electrónica es la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la administración pública. Esto tiene dos vertientes: desde un punto de vista intraorganizativo transformar las oficinas tradicionales, convirtiendo los procesos en papel, en procesos electrónicos, con el fin de crear una oficina sin papeles y desde una perspectiva de las relaciones externas, habilitar la vía electrónica como un nuevo medio para la relación con el ciudadano y empresas. Es una herramienta con un elevado potencial de mejora de la productividad y simplificación de los diferentes procesos del día a día que se dan en las diferentes organizaciones.​

Objetivos

Uno de los objetivos que se busca con el desarrollo de la Administración Electrónica es lograr que haya mayor transparencia y responsabilidad en la realización de los distintos procesos de cada trámite rutinario para alcanzar un mejor control dentro de las organizaciones, que sea más fácil y rápido encontrar los expedientes de un trámite, y más difícil perderlos

Normativa de referencia en España

En España, se regula fundamentalmente por las siguientes normativa, relativas al funcionamiento administrativo en base a la implantación y utilización de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, o más conocidas como las TIC.

• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónico.

Este Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos aborda la regulación global y unitaria del funcionamiento del sector público por medios electrónicos tanto en el ámbito interno de las Administraciones Públicas como en las relaciones interadministrativas y con los ciudadanos y empresas.

Se unifica en un mismo Reglamento el desarrollo de todos los aspectos relacionados con la Administración Pública Digital previstos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas contemplan que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones Públicas, para servir mejor a los principios de eficacia, eficiencia, al ahorro de costes, a las obligaciones de transparencia y a las garantías de los ciudadanos.

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Se refiere, entre otras, a cuestiones tales como los derechos de las personas en sus relaciones con las AA.PP; la asistencia en el uso de medios electrónicos; los registros electrónicos; los sistemas de identificación de los interesados en el procedimiento; la práctica de las notificaciones a través de medios electrónicos; la emisión de documentos por las AA.PP. ; la validez y eficacia de las copias realizadas por las AA.PP.; los documentos aportados por los interesados; y el archivo de documentos.

• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

Trata esta Ley 40/2015 entre otras cuestiones, de los sistemas de identificación electrónica, la firma electrónica del personal al servicio de las AA.PP. ; la sede electrónica ; el archivo electrónico de documentos ; el intercambio de datos en entornos cerrados de comunicación, la actuación administrativa automatizada ; la obligación de que las Administraciones Públicas se relacionen entre sí por medios electrónicos, el funcionamiento electrónico de los órganos colegiados ; los sistemas electrónicos de información mutua ; la gestión compartida de los servicios comunes que incluye los sistemas de información y comunicaciones ; la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad y del Esquema Nacional de Seguridad(Abre en nueva ventana) ; la reutilización de sistemas y aplicaciones de propiedad de la Administración y la Transferencia de tecnología entre Administraciones.

Ventajas

Las principales ventajas que tiene la introducción de la administración electrónica para los ciudadanos son:

Disponibilidad: Se puede interactuar con las organizaciones las 24 horas del día (por teléfono con servicios de atención telefónica o por Internet a través de oficinas virtuales). No es necesario ceñirse a un horario de oficinas. Ya no existen los días festivos.

Facilidad de acceso: Ya no es necesario acudir a la oficina presencial de la organización para realizar las gestiones, se puede hacer desde cualquier parte del mundo a través del teléfono o Internet. Las oficinas están disponibles para los usuarios en cualquier lugar.

Ahorro de tiempo: Para realizar una gestión se puede realizar desde casa o cualquier lugar que deseemos, sin la necesidad de tener que desplazarse a la oficina presencial, esperar una cola para ser atendido, la atención (explicación de lo que se desea realizar y realización de dicha actividad), y el regreso a casa.